Egyedül dolgozik. Hogyan távolról lehet együttműködni az ügyfelekkel és kollégákkal?

Jogi nyilatkozat: A produktív munkával kapcsolatos gondolataimat az előző bejegyzésben ismertettem: Hogyan lehet hatékonyan dolgozni egy távoli csapatban? Spoiler figyelmeztetés: Még mindig keresek a választ. Ebben a cikkben az UX tervezőként végzett munkám során alkalmazott konkrét eszközökre és megoldásokra koncentrálok. Ne feledje, hogy az alábbi tanácsok nem megfelelőek az Ön helyzetében.

A cél: személyes boldogság

Hogyan lehet boldog? Több mint filozófiai kérdés. Azt hiszem, a boldogság olyan fogalmak körül mozog, mint a szerelem, a tisztelet, az egészség, a pihenés és a pénz. Tehát a munka szempontjából a pénzrész maximalizálására fogok összpontosítani, de nem más boldogságtényezők rovására. Például nem döntök a magasabb fizetésről, ha valami megalázó dolgot kell tennem.

Szerencsére elégedett vagyok a jelenlegi munkahelyzettel, és legalább meg akarom tartani. Ez azt jelenti, hogy a munkáltatómnak elégedettnek kell lennie a munkámmal. Ő az, amikor jövedelmet generálom a vállalat számára. És ez csak akkor történik, amikor ügyfeleink pozitívan értékelik munkámat. Működési szinten maximalizálnom kell az ügyfél-elégedettséget.

Meg tudom csinálni:

  1. időben minőségi munkát végez,
  2. biztosítva az Ügyfelet, számíthat rám (azaz elérhető vagyok)

Az első pont magától értetődőnek tűnik. A második trükkösebbé válik, mert az a megjelenéshez kapcsolódik, ahol én vagyok neked.

Munkajellemző

UX tervezőként:

  • alkalmazás interfészek tervezése,
  • tervező felhasználói áramlatok,
  • elemezze a kutatási adatokat,
  • felhasználói tanulmányok elvégzése,
  • bemutatom a munkámat és kezelni a visszajelzéseket.

Saját jellemzőm

  • Introvert vagyok. Másokkal való beszélgetés kimeríti az energiámat. Ez azt jelenti, hogy természetesen inkább elkerülném a közvetlen kommunikáció legtöbb formáját. Természetesen néha ez elkerülhetetlen, mint a munkám bemutatása esetén.
  • Megértem, hogyan működnek a vállalkozások. Az első vállalkozásomat 21 éves koromban alapítottam (tizenkét évvel ezelőtt). A gazdasági egyetemet végeztem. Ezért néha üzleti elemzést végezek, és nincs szükségem BA-ra, hogy elmagyarázzam nekem a folyamatot.
  • UX-es csapatként dolgozom. Általában én vagyok a projekt egyetlen tervezője, tehát különféle készségeket fejlesztettem ki: huzalkeretezés, GUI tervezés, UX kutatás (többnyire IDI, webanalitika és asztali kutatás). Időnként akár egész webhelyet létrehozhatok a semmiből (a Webflow no-code megközelítésnek köszönhetően). Ez azt jelenti, hogy együtt dolgozom az érdekelt felekkel, fejlesztőkkel, üzleti elemzőkkel és projektmenedzserekkel.
  • Önállóan szervezem a munkámat. Nem szeretem a rendetlenséget, kivéve, ha ez a kreatív. Jegyzeteim, fájljaim és visszajelzéseim könnyen nyomon követhetők és kezelhetők.
  • Utálom pazarolni az időt és más rohadékot. A gyümölcstelen találkozók kínzásnak érzik magukat. Ezért ellenzem az agilis rituálék vakon történő követését, mintha szent ellenőrzőlista lenne. Minden nap félórás stand-up-on kell részt vennünk? Ugyancsak elvetem a határozhatatlanságot és a szervezeti tehetetlenséget.

A hatékony együttműködés szabályai

Kevesebb kommunikáció és összpontosítás a munkára

  • Három időrészt osztok meg, amikor tömegesen válaszolok az összes üzenetre (munkanap elején, közepén és végén). Szándékosan nem adok szigorú órákat, mert értékelem a rugalmasságot.
  • Nyíltan kritizálom azokat a találkozókat, amelyeknek nincs napirendje és nincs egyértelmű célja. Minden résztvevő telekonferencia után írásbeli feljegyzésre van szükségem. Mivel ilyen seggfej fájdalom van, ennek megvan a maga hátránya - az emberek csak akkor hívnak meg, ha szükségem van rá.
  • A beérkező levelek között szűröm az olyan kommunikáció elhanyagolását, amely közvetlenül nem érint engem.
  • Telefonszámot nem adok senkinek, hacsak nem a felettese vagy a kulcsfontosságú érdekelt fél (a projekt pénzügyi oldaláért felelős ügyfél-képviselő, pl. Vezérigazgató vagy terméktulajdonos).
  • Nem vállalom semmiféle oldalsó feladatot. Amikor egy projekten vagyok, csak erre koncentrálok. Ha készségeim elengedhetetlenek egy másik magas jövedelmű projekthez, sürgetem feletteseimet, hogy alakítsák át az ütemtervemet. 60% idő az A projekten, és további 40% idő a B projekten. Finom tőlem, de tegyük hivatalosvá. Az egyetlen kivételt a projektek, amelyekben nemrégiben vettem részt, és csak akkor, ha elkötelezettségem nem haladja meg a heti 1 órát. Mivel ismerem a projekt részleteit, rendkívül gyorsan el tudom végezni a munkát.

Miért jó ez az együttműködéshez?

Ezen gyakorlatoknak köszönhetően időt takaríthat meg, és többet költenek a minőségi munka biztosítására (és ez számít, nem pedig segélyvonalként szolgál).

Nyitott, hogy segítsen csapattársaimnak és munkatársaimnak

Ez ellentmondásosnak tűnhet a fenti szabály mellett. Ez azonban csak természetes kiegészítés. Egyrészt korlátozom a levélszemét és nem hajlandó munkatársaim ügyfélszolgálati szakembereként eljárni. Másrészt kommunikálom, mi a szakértelmöm és milyen feltételekkel hajlok segíteni. Idő kérdése. Sokkal több időt tölthetek a csapattársaimmal, amikor látom, hogy drámaian javíthatom munkájuk minőségét (az időm 50% -áig). Nagyon szívesen tanácsot adok a csapatokon kívüli embereknek is, de csak akkor, ha néhány percig tart. Egyébként mellékfeladattá válik.

Miért jó ez az együttműködéshez?

Én vagyok az egyetlen UX szakember a vállalkozásomban, így szakértelem új ismereteket támaszthat néhány szempontból.

Aszinkron prezentációk

Ez a gyilkos funkció és a legújabb csillag a repertoáromban. Az otthoni iroda elrendezése előtt minden érdekelt felet összegyűjtöttem egy szobába, és a drótvázokat nagy képernyőn mutattam be. Annak ellenére, hogy ez számomra stresszes volt, értékeltem a hatékonyságát. A visszajelzés azonnal megérkezett.

A jelenlegi helyzet kiküszöböli az ilyen találkozó lehetőségét, de vannak online alternatívák, például egy telefonkonferencia. Az online találkozóeszközökkel kapcsolatban azonban technikai nehézségek vannak. Egyes eszközök böngésző alapúak, ami sok esetben elegendő, de munkámban nem támaszkodhatom a drótvázak alacsony minőségű megjelenítésére. Mások felismerik a műsorvezető képernyő felbontását, de az alkalmazás helyben történő telepítését igénylik (egyes vállalati alkalmazottak nem rendelkeznek rendszergazdai jogosultságokkal, tehát ez nagyszerű). Más megközelítéssel jöttem fel - HD videó. Felveszem a képernyőt (hanggal), amelyen bemutatom a drótvázokat, és elmagyarázom az egyes megoldásokat és a felhasználói folyamatot. A videó átlagosan 10-20 percig tart, tehát sokkal rövidebb, mint egy szokásos találkozó. Sőt, minden résztvevő megnézheti, amikor van ideje. A visszajelzés e-mailként érkezik (valójában sok e-mail).

Miért jó ez az együttműködéshez?

  • Több ember tud bekapcsolódni (ehhez csak egy linkre kell küldeni egy videót)
  • A visszajelzés ésszerűbb (az érintettek békében átgondolhatják)
  • Nincs stressz számomra (képernyőfelvétel vs. nyilvános beszéd)

Sajnos van egy hátránya is. Hosszú időn keresztül kapok válaszokat. Ez akár egy hétig is eltarthat, ami megzavarhatja a munkafolyamatot, ha az elfogadáshoz tovább kell lépni.

Aszinkron felállás. Naponta 30 és 1 perc között.

Ez a barátom profi tippe. Nem volt alkalmam használni, de imádtam az ötletet. A szokásos, akár 30 percig tartó stand-up helyett (igaz történet) a barátom csapata tömör napi emlékeztetőt ír (amit csináltam tegnap? Mit fogok csinálni ma? Legfeljebb néhány mondat) aszinkron módon egy wiki. Csapata stand-uponként egy dokumentumot készít.

Miért jó ez az együttműködéshez?

Vegye ki az álló helyzet hátrányait (túl sok idő pazarlás), és hagyja meg az előnyöket (a csapat tájékoztatást kap).

A hatékony együttműködés eszközei

Kap a képernyőn történő felvételhez a macOS-on

A Kapot használom a drótvázas bemutatók rögzítésére. Ez az eszköz nagy teljesítményű és ingyenes. Sajnos csak a Mac-hez érhető el. Miután létrehoztam a fájlt, feltöltöm egy video streaming szolgáltatásra. Azért használok a YouTube-ot, mert privát link funkciókat kínál.

E-mail a kommunikációhoz

Régi iskola vagyok. Az e-mail számomra továbbra is az első számú kommunikációs eszköz, mert:

  • Mindenkinek van e-mailje, tehát nincs belépési akadály.
  • Nagyon hosszú üzeneteket írhat és további fájlokat csatolhat.
  • Teljes előzménye van (néha még offline is).
  • A fejlett szűrők teljes ellenőrzést nyújtanak a beérkező levelek felett.

Wiki a dokumentációhoz

Nagyon értékelem a wikiket, mert képessé teszik az együttműködést valós időben. Sőt, az online dokumentumok naprakészek, szemben a helyben tárolt Word dokumentumokkal. Több tucat wikik vannak, de a Paper Dropbox a kedvencem. Tiszta felülettel és minden szükséges funkcióval rendelkezik. Ha azonban szeretné élvezni az online táblázatok előnyeit, azt javaslom a Google Drive-hoz. Mindkettő ingyenes.

AirTable további dokumentációhoz

Az AirTable nem egyértelmű megoldás. Az eszköz lehetővé teszi adatbázisok létrehozását táblázatok formájában és az iratok közötti kapcsolatokat. Jobban szeretem, ha üzleti elemzést végezek. Az AirTable jobb, mint Excel vagy akár a Google Spreadsheets ebben a forgatókönyvben.

Axure Cloud online drótvázakhoz

Még akkor is megyek az Axure Cloud-ral, amikor a Sketch-ben tervezek (csak a PNG-ben rajzolok exportálni, majd interakciókat adok hozzá). A webes alkalmazások drótvázai valóságosabbak. Kikapcsolom az Axure megjegyzéseit, mert inkább visszajelzéseket szeretnék e-mailben gyűjteni.

Zeplin (vagy Axure Cloud) a fejlesztők számára

Ha a Sketchben tervezek, akkor a Zeplinnel megyek. Amikor az Axure-t választom, az Axure Cloud-mel maradok.

Papír Jegyzettömb a teendők listájához

Kiváló online eszközök vannak a teendők listájához. Örültem a Todoist-nak (nagyszerű az egyszerű feladatlistákhoz) és a Click-up-hoz (nagyszerű az összetett projektekhez). Annak ellenére, hogy értékeltem ezeket az eszközöket, az volt a benyomásom, hogy lassítanak engem. Azért történt, mert nem tudtam előre látni azokat a feladatokat, amelyeket egy adott napon végeznék. Kreatív folyamatomat szervezett rendetlenségként írnám le. Egy nap folyamán több százszor meggondolhatom véleményem, így a feladatlista frissítése túl időigényes. És komolyan kell tudnia senkinek, hogy ezt a betűméretet 13-szor, majd 12-re, majd 14-re változtattam? A papír jegyzettömb számomra működik a legjobban.

A nem hatékony együttműködés eszközei (utálom őket)

Néhány választás itt sokkot okozhat.

Nagyítás online találkozókhoz és képernyőmegosztáshoz

Kétértelműnek éreztem magam a Zoom felvételét ebbe a listába. Úgy gondolom, hogy ez egy hatalmas eszköz, és csodálom mögötte lévő technológiát. A képernyőmegosztó szolgáltatás hibátlanul működik. Online találkozókra javaslom a Zoom alkalmazást. A probléma az, hogy jelenleg ellenük vagyok, mert túl gyakran nem hoznak eredményt. Remélem, hogy a Zoomot a jövőben az első listára helyezem.

Lassú a csevegéshez

Fel akarok szakítani veled, Slack. Ez nem te vagy. Én vagyok. Csak nem tudok megkerülni az azonnali üzenetküldés fogalmát a munkahelyen. A csevegések jóak a barátokkal való beszélgetéshez a Facebookon. Az irónia az, hogy a név maga mindent elmond. A laza felhatalmazást ad a munka meglazulására.

Word dokumentumokhoz

Együttműködés az Áttekintés> A változások nyomon követése során rémálom, ezért be kell tiltani. A dokumentum különféle verziói kiszaporodnak az ellenőrzés alól. Kedves Szó, köszönöm a kilencvenes éveket. Most meghalj.

Telefon, tudod, beszélgetni

Két okból utálom az üzleti telefonhívásokat:

  • Megszakítják a mély munkaidőmet.
  • Arra kényszerítenek, hogy azonnal döntsön. Túl gyakran az eredmény nem optimális (legalábbis nekem). Például elfogadok egy irreális határidőt, és órákon át kell fizetniük.

Jira bármiért (hacsak nem fejlesztő vagy)

Megvettem a feladatok és az időbecslések nyomon követésére szolgáló eszközöket. Tisztában vagyok azok előnyeivel a szoftver világában. A fejlesztők hatalmas feladatokat bontanak részekre, és az összetett kérdés egyszerűsödik. Sajnos nem tudom megosztani az összes tervezési kihívást, amellyel szembenézem, és összeállíthatok egy feladatlista. Megtévesztő, mert a tervezési folyamat során újra és újra megváltoztathatom a korábbi döntéseket. Tudom, hogy az ügyfeleknek szükségesek bizonyos határidőkre, és biztosítom őket. A mérföldkövekre azonban nem minden feladatot becsülök meg. Például azt mondom, hogy egy héten belül megtervezem ezt a céloldalt. De nem akarok belemerülni a részletekbe, például az, amit órákonként megteszek az első napon.

Megmutattam a tökéletes elrendezést. Mi a tiéd?