Fotó: Yogendra Singh, Pexels

7 stratégia a legjobban teljesítő virtuális csapatok hatékony kezelésére

Magas termelékenységi stratégiák az azonnali megvalósításhoz

Aggódik a csapata termelékenysége miatt a koronás válság idején? A vállalatok fokozatosan arra kérik alkalmazottaikat, hogy otthonukból dolgozzanak a COVID-19 leküzdése érdekében, és a vezetők azt képzelik, hogy munkatársaik a Netflix-et PJ-kben a kanapén nézik, ahelyett, hogy feladataikra összpontosítanának.

De ez a válság javíthatja a csapat termelékenységét, és fokozott boldogságot okozhat a csapat tagjai között. Egy Stanford-tanulmány szerint az otthoni munka meglepően növeli a termelékenységet és emellett csökkenti a kopás mértékét. Az ingázás lerövidítése több időt hagy az alkalmazottak rendelkezésére és csökkenti a stresszt.

A félidős távkapcsoló évente 11 munkanapot takarít meg idővel. - Globális munkahely-elemzés

A távoli munka a környezetre is jó. Csökkenti a szén-dioxid-kibocsátást azáltal, hogy kevesebb autó van az utcán. Pénzügyi szempontból kifizetődik mind a munkavállalók, mind a vállalatok számára. A munkaadók jelentősen csökkenthetik a bérleti díjat, és a félidős ingázók évente 2500–4000 dollárt takarítanak meg az ingázásért a Global Workplace Analytics szerint. Ugyanez a tanulmány azt mutatja, hogy az USA-ban a rendszeres otthoni munkavégzés 2005 óta 173% -kal növekedett. A virtuális csapatok száma növekszik, nem csak egy olyan válság idején, mint a világjárvány.

Ez valószínűleg nagyszerű alaphelyzetbe állítást eredményez a működés szempontjából. - Matt Mullenweg

A virtuális csapatok előnyei mellett kihívásokkal is szembesülnek az alkalmazottak távolról történő hatékony irányítása. Hogyan lehet kihozni a legjobb virtuális munkatársait csapattagként és vezetőként?

1. Szabványok meghatározása a folyamatokra és az ismételt feladatokra

A rendszerek bevezetése és a szokásos munkamódszer biztosítja az alkalmazottak számára a tájékozódást és segíti őket abban, hogy pontosan megismerjék, mi várható. Világos feladatok és folyamatok, amelyek konkrétan kitalálják, hogy kinek kell mindent addig csinálnia, segít elkerülni a zavart és támogatja a csapatot a hatékony munkavégzéshez.

2. Definiálja a kommunikációs és együttműködési eszközöket

Mivel nem ilyen gyakran gyűlnek össze, fontos, hogy teret teremtsenek egy informális beszélgetéshez, hogy életben tartsák a csoport kapcsolatot. A virtuális vízhűtő legjobb eszköze egy csoportos csevegés. Számos eszköz használható. Vállalatomban a Microsoft csapatokat használjuk, amelyek jól működnek a számunkra. Abban az esetben, ha gyors javításra van szüksége a gyorsan változó kezeléséhez, akkor a Skype jó választás.

Csapattalálkozókhoz és egyéb hivatalos beszélgetésekhez hozzon létre egy eszközt a konferenciahívásokhoz. A Skype és a Team is jó lehetőség. Fontos, hogy minden tag hozzáférhessen az eszközökhöz és tudja, melyik az alapértelmezett mód.

A képernyőmegosztó eszköz rendelkezésre állása elengedhetetlen az ülésekhez, de még inkább a közös feladatok vagy projektek - például pénzügyi tervezés, prezentációk stb. - elvégzéséhez.

A hatékony együttműködéshez gyakran több munkatársra van szükség ahhoz, hogy ugyanazon dokumentumokon dolgozzon. Ha a projektkezelő eszközöknek nincsenek együttműködési funkciói, használhatja a Google Drive-ot vagy a Dropbox-ot.

3. Ütemezze a rendszeres találkozókat és elérhető legyen

Az otthoni munka könnyen leválaszthatja Önt a társaságtól és a csapattól. A rendszeres csapatok segítik az elszigeteltség érzésének legyőzését. Készítsen rutinokat és hivatalos irodai érzetet az ülések során, hogy mindenki motiválva legyen.

A vezetőknek és munkatársaiknak jelezniük kell, hogy szükség esetén csatlakozhatnak-e. A hobbi, nyaralás stb. Tapasztalatainak cseréje nagyszerű módja lehet a virtuális csapat tagjai közötti emberi kapcsolat kialakításának.

4. Válassza bölcsen a találkozók idejét és napjait

Ha úgy tervezi meg az összes ülését, hogy mindenki a legtermékenyebb, akkor látni fogja a termelékenység csökkenését. Általában az emberek a legtermékenyebbek a reggeli órákban. De mindenki más és hasznos, ha erről beszélünk a csapaton belül. A Priceonomics tanulmánya szerint erre gondolnia kell az idő és a nap kiválasztásakor:

  • A hétfő a legtermékenyebb nap, péntekre csökkent a legproduktívabb nap
  • A legtermékenyebb idő 8 és 11 óra között van
  • A termelékenység ebédszünet után esik, és 4 óra után teljesen esik

A csapatülésekre a legjobb idő csütörtökön és pénteken délután. Nagyon szokás, hogy a héten bezárjuk az elvégzett eredményeket és azt, hogy mi szerepel a következő hét prioritási listáján.

5. Keressen videót csevegésen és e-mailben

A kommunikáció leghatékonyabb módja a szemtől szembeni kommunikáció. Ha egymást látják, akkor jobban kapcsolódnak személyes szinten, és jobban megértik a testbeszédet, a mimikát és a gesztusokat. A félreértések elkerülése érdekében a gyors video chat a legjobb módszer a hatékony kommunikációhoz. A formális és informális beszélgetések túlzott kommunikációja és ideje megadása fenntartja a csapattagokkal való együttműködési hajlandóságot.

Ha e-maileket kell írnia, mert munkatársaik nem állnak rendelkezésre, tegye rövidebbé és egyszerűbbé. Kérjen konkrét eredményt, és adjon világos utasításokat. Az opciók biztosítása megoldahatja a problémát anélkül, hogy e-maileket ping-pong-ping formáznánk.

Tegyen mindenki szívességet, és ne pazarolja az emberek idejét a 2-szót tartalmazó e-mail válaszokkal. Tartsa ezt a típusú kommunikációt a csoportos csevegés során.

6. Állítsa be és kövesse nyomon a céljait, és valósítsa meg a visszacsatolási hurkokat

Mindenki más és eltérő igényekkel rendelkezik a célok kitűzése és követése, valamint a visszajelzés fogadása szempontjából. Egyesek nem szeretik a szigorú követést, tudják, mit kell tenni, és megmutatják az eredményeiket. Ebben az esetben elegendő a végső célok ütemezése.

Előfordulhat, hogy a többi csapattagnak szorosabb kapcsolatokra és közvetlen visszajelzésre van szüksége az eredményekről. Ezután állítson be célokat, és rendszeresen szervezzen a feladatokkal kapcsolatos visszajelzéseket.

A visszajelzés és az edzés nélkülözhetetlen az egyén és a csapat továbbfejlesztése és továbblépése szempontjából. Ideális esetben mindenkinek rendszeresen visszajelzést kell kapnia a munka teljesítményéről, személyes fejlődéséről, együttműködéséről és elkötelezettségéről. Tegye részévé a csoport ritmusának, és emelje ki mindenki céljait a nagyobb képen. A rendszeres egy-egy megszervezése hatással lesz a nagy teljesítményű csapatokra.

7. Hozz létre egy igazi csapatérzetet

A virtuális csapatok irányítása külön erőfeszítéseket és elkötelezettséget igényel a csapat érzésének kialakításához. A tartozás érzése kulcsfontosságú puzzle-darab a nagy teljesítményű virtuális csapatok számára. A sikerhez a következő módszerek vannak:

  • Tájékoztatja a csapatot a társaság látásairól és fejleményeiről
  • Rendelkezzen virtuális kerekasztal-beszélgetéssel mindenki projektjéről, munkaterheléséről és kihívásairól
  • Különleges események, például születésnapok ünneplése, nagyobb célok elérése érdekében
  • Kezdje el és folytassa az informális kommunikációt
  • Ha lehetséges, találkozzon időről időre, semmi sem helyettesítheti a valódi emberi kapcsolatot

A távoli munka lesz része jövőnknek. Megfelelően végrehajtva és menedzselve nagy teljesítményű csapatokat eredményezhet boldog alkalmazottakkal. Használjuk ezt a válságot a 21. század munkamódszerének átfogására.

Milyen tapasztalata van egy virtuális csapat tagjaként vagy csoportvezetőjeként? Mi segített hatékonyan dolgozni otthonról?

Köszönöm, hogy elolvasta.